Для передачи документации какой-либо организации или предприятия в архив требуется затратить немало усилий и проделать большой объем работы. В законодательстве РФ говорится о том, что любое учреждение или предприятие обязано сдавать документацию имеющую отношение к личному составу на сбережение в специальные хранилища - архивы. Это делается с целью, в случае необходимости, получения различной справочной информации в будущем.
Существуют специальные нормативы по оформлению документов для их хранения. После оформления на хранение документов составляется опись и прилагается историческая справка. Далее однотипные документы формируются в дела и, по необходимости, переплетаются.
Существуют определенные критерии формирования обработанных документов в дела. В одно дело включаются уже исполненные документы, которые указаны в номенклатуре дел архива.Одна и та же папка должна содержать документы относящиеся к одному и тому же календарному году. Документы временного хранения сберегаются отдельно от документов постоянного хранения. Строго запрещено хранение ксерокопий документов в папке, где хранятся оригиналы, за исключением тех ксерокопий которые заверены нотариальным лицом. Также запрещено в одной папке хранить черновые бумаги и документы подлежащие возврату. Число листов, хранящихся в папке не должно превышать 250 штук. В том случае если дело включает в себя несколько частей, его название следует дублировать на каждом томе: первом, втором, третьем и т, д.
Определение предельного срока хранения документов является очень существенным вопросом. Исходя из практики хранения документов на бумажных носителей, а также согласно нормативным правилам, вся бумажная документация делится на кратковременную, постоянную и долгосрочную. Существует типовой перечень, регламентирующий предельные сроки хранения той или иной документации.
Все документы в цехах и отделах предприятия или организации должны быть подвержены сортировке. В процессе сортировки выделяют документы краткосрочного хранения. Их обычно оставляют для хранения на территории предприятия. Если документация определяется как постоянная или долгосрочная, то ее подготавливают для передачи в архив. При этом она снабжается сопроводительными документами. Любые другие бумаги после проведения сортировки, если они не имеют никакой ценности либо срок их хранения истек, утилизируется и отправляется на спецпредприятие для дальнейшей переработки. Так же можно утилизировать ненужные бумаги своими силами.
Совсем недавно появилась возможность создания электронного архива документации организаций. Ведение электронного архива имеет ряд преимуществ, а именно гарантирует оперативный доступ к необходимой информации, облегчает копирование, распечатку документов. Использование электронного архива упрощает поиск и позволяет улучшить документооборот в организации. Еще одним важным фактором является сокращение риска утраты документов – оригиналы сохраняются на сервере.
Ведение электронного архива можно поручить специализированной организации, способной обеспечить соблюдения всех требований действующего законодательства, обеспечить конфиденциальность, а также быстрый и оперативный доступ к информации.